Al-Khaleej Computers & Electronic Systems

 
Login
Our ServicesKhaleej Government Applicationsنظام المشتريات    March 25, 2017
 
نظام المشتريات
Minimize

 

 

 

نظام المشتريات والمنافسات الحكومي

 
يعتبر نظام المشتريات والمنافسات في القطاع الحكومي النظام المكمل لنظام المستودعات إذ تبدأ عملية طرح المواد في كراسة المشتريات نتيجة لطلب المواد من المستوعات المختلفة نتيجة نقص في أرصدة المواد الموجودة في المستودع أو الحاجه إلى مواد جديده, وبعد طرح المواد ووضع مواصفاتها في كراسة المواصفات يتم إستعراض كافة الموردين المتعاملين بالصنف المراد شراؤه وأسعار ذلك الصنف من خلال تغذية الموردين للمواد وأسعارها في النظام أوالطلب منهم تسعير تلك الأصناف, بناءا على ذلك يتم إختيار أحدهم أو أكثر مباشرة وتعميده حسب عوامل التفضيل المتبعة.
 
 لقد تم تصميم نظام المشتريات والمنافسات بشكل يسهل عملية التعامل مع الموردين وشراء المواد من خلال الشراء المباشر أو المنافسات العامة وذلك من خلال عمليات الترابط لجميع هذه العمليات.
 
 

مميزات النظام

 
 

-        إدخال معلومات الموردين مثل تصنيف المورد ,مجال العمل, معلومات قانونيه, معلومات مالية, خبرات سابقه, موردين ممنوعين من التعامل مع الحكومة.

-        إدخال أعمال ومواد ومنتجات مورد من خلال السماح لهم بإدخال المواد التي يتعاملون بها وأسعارها ومواصفاتها من خلال الملفات التي يمكن تفريغها في النظام آليا.
-        تعريف المواد التي يتم التعامل معها من خلال الربط مع نظام المستودعات.
-    إستقبال خطابات طلبات الإحتياج للمواد ومواصفاتها من المستودع أو الفروع والإدارات المختلفه من خلال النظام
-    تحديد أعضاء اللجان المختلفة (لجنة فتح المظاريف,لجنة فحص العروض, لجنة البت,لجنة الترسية) لإمكانية التدقيق والموافقه الآلية على الترسية وإعطاء الصلاحيات للإطلاع على أسعار الموردين.
-        إعداد عملية شراء من خلال طلبات الإحتياج آليا أو من خلال إدخال المواد في العملية يدويا.
 
 

الشراء المباشر

-        إصدار امر الشراء آليا من خلال الربط على عملية شراء أو إدخال فوري لبعض المواد.
 

-        في حالة الشراء المباشر يتم توجيه الدعوات للموردين وإصدار خطابات الدعوه وتوجيهها آليا من خلال النظام.

-        تمديد أو إلغاء طلبات الشراء حسب الإحتياج والإرتباط على المبلغ من خلال النظام المالي.
-        مطابقة مواد الشراء بالمواد المعروضه من قبل الموردين وأسعارها ومعرفة الأسعار المبدئية.
-        في حالة الإستفسار حول بعض البنود يتم إرسال وإستقبال إستفسارات الموردين أثناء إعداد التحليلات والرد عليها من قبل الموردين.
-    إستقبال العروض وتعديل الأسعار لكل مورد لكل صنف عن طريق التغذيه من قبل الإنترنت أو عن طريق قراءة البيانات من خلال الوسائل المتعددة مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الأقراص المختلفة والتي تحتوي على الملف الخاص بعرض الأسعار بحيث يتم إدراجه آليا.
 

-        مراقبة اسعار المتنافسين مقارنه بمتوسط الاسعار السابقة للمساعدة في إتخاذ القرار

 

-        مراقبة اسعار المتنافسين حسب مكان التسليم لإمكانية تسليم الفروع مباشرة نظرا لإحتمال إختلاف أسعار الموردين حسب مكان التسليم.

 

-        مراقبة اسعار المتنافسين حسب الكميات لإمكانية إختلاف الأسعار حسب الكمية.

-    تحليل العروض والمقارنه بين أسعار الموردين والأسعار القديمة لنفس المنتج من خلال الشراء السابق للمنتج آليا.
-    التحليل الفني على مستوى البند الواحد لإمكانية الترسيه للموردين على حسب البند الواحد وفي حالة وجود ملاحظات يتم إعادتها للتأكد من مطابقة المواصفات ومقارنة أسعار المتنافسين على مستوى البند الواحد آليا.
-    التحليل التاريخي للمورد من خلال التوريدات السابقه له والمساعده في إتخاذ القرار من خلال الربط مع نظام المستودعات.
-        إمكانية حفظ المراسلات الآليه مع المورد في النظام وإمكانية الرجوع إليها بسهولة.
-        الربط في مرحلة التحليل المالي للشراء المباشر بين بيانات منتجات الموردين والمعلومات التفصيلية لامر الشراء المعده من قبل الإدارة المختصة والأسعار السابقه للمواد وذلك يتم بطريقة آليه من خلال النظام.
-        الترسيه للمورد آليا من خلال النظام وإشعار المورد بذلك آليا من خلال البريد الإلكتروني للمورد.
-        طباعة المحاضر التي تبين أسباب الشراء من مورد.
-        في حالة وجود ضمان لعملية الشراء يمكن الإفراج عن الضمانات بعد مرحلة الترسيه وعمل ضمان حسن التنفيذ التي يوفرها الربط مع نظام الضمانات.
-        الإرتباط على مبلغ الشراء المباشر من خلال الربط مع النظام المالي.
 
 

المنافسات

 
-        إصدار المنافسة وإدخال جداول كميات المنافسه آليا من خلال الربط على عملية شراء أو إدخال جداول الكميات مباشرة.
-        الاعلان عن المنافسة في الصحف وتحديد تاريخ النشر وإصدار خطابات الإعلان في الصحف بطريقة الية.
-        بيانات تفصيلية عن الإعلان عن المنافسة و الصحف التى نشر بها و تاريخ النشر
-        بيع المنافسة للمقاولين والتأكد من شروط البيع.
-        الإرتباط على مبلغ المنافسة من خلال الربط مع النظام المالي.
-        استقبال استفسارات المقاولين أثناء إعداد العروض.
-        فتح المظاريف وتحديد لجنه لفتح المظاريف.
-        إستقبال عطاءات المنافسة وتعديل الأسعار لكل مورد لكل صنف عن طريق التغذيه من قبل الإنترنت أو عن طريق قراءة البيانات من خلال الوسائل المتعددة مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الأقراص المختلفة والتي تحتوي على الملف الخاص بعرض الأسعار بحيث يتم إدراجه أليا.
-        إمكانية تمديد المنافسات والتعامل مع التواريخ الجديده للتمديد.
-        الربط في مرحلة التحليل المالي للمنافسات بين بيانات منتجات الموردين والمعلومات التفصيلية للمنافسه المعده من قبل الإدارة المختصة والأسعار السابقه للمواد وذلك يتم بطريقة آليه من خلال النظام.
-        إتاحة تقييم لجنة فحص العروض.
-        مراقبة اسعار المتنافسين للعطاءات مقارنه بمتوسط الاسعار السابقة للمساعدة في إتخاذ القرار.
-        مراقبة اسعار المتنافسين في المنافسة حسب مكان التسليم لإمكانية تسليم الفروع مباشرة نظرا لإحتمال إختلاف أسعار الموردين حسب مكان التسليم.
-        مراقبة اسعار المتنافسين حسب الكميات لإمكانية إختلاف الأسعار حسب الكمية.
-        تحليل العطاءات والمقارنه بين أسعار الموردين والأسعار القديمة لنفس المنتج من خلال الشراء السابق للمنتج آليا.
-        التحليل الفني على مستوى البند الواحد لإمكانية الترسيه للموردين على حسب البند الواحد وفي حالة وجود ملاحظات يتم إعادتها للتأكد من مطابقة المواصفات ومقارنة أسعار المتنافسين على مستوى البند الواحد آليا من خلال النظام .
-        التحليل التاريخي للمورد من خلال التوريدات السابقه التي وردها المورد من خلال النظام والمساعده في إتخاذ القرار من خلال الربط مع نظام المستودعات.
-        إمكانية حفظ المراسلات الآليه مع الموردين في النظام وإمكانية الرجوع إليها بسهولة.
-        الربط في مرحلة التحليل المالي للمنافسات بين بيانات منتجات الموردين والمعلومات التفصيلية للمنافسة المعده والأسعار السابقه للمواد وذلك يتم بطريقة آليه من خلال النظام.
-        الترسيه للمورد آليا من خلال النظام وإشعار المورد بخطاب الترسية.
-        طباعة المحاضر التي تبين أسباب الترسية على مورد معين.
-        في حالة وجود ضمان للمنافسة يمكن الإفراج عن الضمانات بعد مرحلة الترسيه وعمل ضمان حسن التنفيذ التي يوفرها الربط مع نظام الضمانات.
-        إصدار التعميد لمقاول من خلال الترسية على المقاول بحيث تسحب جداول الكميات اليا من واقع الترسيه.
-        إمكانية عمل عقد على الترسيه والربط على تفاصيل الصرف على العقد من خلال النظام المالي.
-        توفير إمكانية الاستعلام بطرق مختلفة عن المراحل المنهية من منافسة معينه مما يمكن من متابعتها.
-        إصدار كافة برامج الإستعلام والتقارير التي تساعد في إتخاذ القرار في إدارة المشتريات وبحيث تعطي رؤيه واضحة لمتخذي القرار.
-        من خلال الربط مع النظام المالي يمكن الإستعلام عن كافة العمليات المحاسبية التي تمت خلال فتره وعمليات الصرف للمورد والمتبقي.
-        من خلال الربط مع نظام المستودعات يمكن إصدار مستند التوريد من واقع معلومات أمر الشراء والترسيات التي تمت عليه.
-        إصدار كافة التقارير التي يحتاجها النظام وبحيث تعطي رؤية واضحة لمتخذ القرار عن الأتي:
oحركة المنافسات
oالمنافسات تحت الترسية
oالإجراءات المتخذة على منافسة
-        الإستعلام عن معلومات الشراء للموردين من واقع البيانات المدخله في النظام.
-        توفير إمكانية الإستعلام بطرق مختلفة عن الموردين والمواد
-        توفير إمكانية الإستعلام عن الموردين حسب مجال العمل
-        توفير إمكانية عالية من سرية وأمن البيانات بحيث يمكن النظام الأشخاص المخولين فقط بالإطلاع على المعلومات وكل حسب صلاحياته وذلك من خلال نظام الأمن والخدمات
-     امكانية متابعة بيانات العمليات المختلفة التي يقوم بها المستخدمون خلال عملهم على النظام وبأشكال مختلفة.
-        يمكن النظام المقاولين من عمل طلبات من خلال الانترنت ومتابعتها مثل تقديم عروض الأسعار على منافسات معينة وغيرها ويتم الرد عليها والتعامل معها من خلال مسئول الادارة المعنية بالطلب بنفس الطريقة.

كما يوفر النظام طرق الاتصال الحديثة من خلال ارسال آليا رسائل الجوال القصيرة SMS  وكذلك البريد الالكتروني  للمقاولين في حالة الترسية أو لاي حدث في النظام.

  
 
 
 
  Minimize
  
 
 
 Copyright 2009 by Khaleej Corporation   Terms Of Use  Privacy Statement